Ef nefna ætti nokkrar þjóðhagslegar ástæður fyrir því að stytta vinnutíma fólks á Íslandi almennt, þá eru þær helst þessar:
- Streita er víða vandamál með tilheyrandi fylgikvillum eins og kvíða, þunglyndi og stoðkerfisvandamálum. Ísland er eitt þeirra ríkja í heiminum þar sem notkun þunglyndislyfja er hvað mest. 17 þúsund Íslendingar voru utan vinnumarkaðar á árinu 2015 vegna örorku (75% eða meira) eða 8,5% vinnuaflsins. Flestir vegna geðsjúkdóma eða stoðkerfisvandamála.
- Framleiðni er lág á Íslandi sé miðað við þau lönd sem við berum okkur helst saman við. Við vinnum lengi en við afköstum ekki miklu. Langur vinnudagur gerir það að verkum að við náum kannski síður að sinna verkefnum okkar vel því að þörfin fyrir að veita verkefnum í einkalífi athygli á vinnutíma og öfugt getur verið mikil. Skrepp starfsmanna á vinnutíma til þess að sinna einkaerindum er víða vandamál.
- Íslensk börn eiga Evrópumet í viðveru á leikskólum. Ekki hafa verið gerðar rannsóknir á því en velta má upp þeirri spurningu hvort að mikil lyfjanotkun íslenskra barna tengist þessari löngu viðveru.
Þeir sem vinna hefðbundinn vinnudag á Íslandi eru flestir að fara til vinnu um kl. 8 á morgnana og snúa heim um eða upp úr kl. 17. Þá á oft eftir að versla inn, elda mat, læra heima, sinna tómstundum, borða og eiga næðisstund. Þessi hefðbundni vinnudagur þýðir að 56% vökutímans (miðað við að við sofum 7-8 klst. að jafnaði á sólarhring) erum við í vinnu eða á ferð til og frá vinnustaðnum. Þá er ótalinn sá tími sem fer í að tékka á tölvupósti, svara skilaboðum eða bregðast við í sítengdum heimi.
Eftir að ég stytti viðveru á vinnustaðnum niður í sex klukkustundir á dag er hinn fullkomni virki dagur um það bil svona: að vakna í rólegheitum með fjölskyldunni. Við eigum smátíma til samveru á morgnana í stað þess að allir rjúki út á sama tíma með tilheyrandi líkum á árekstrum og óvæntum uppákomum. Eftir að börnin eru farin í skólann fer ég í hreyfinguna mína og svo til vinnu. Í vinnunni er ég með allan fókus á verkefni mín. Ég afkasta meiru en áður, er skipulagðari og dagurinn nýtist betur en áður. Ég hætti nægjanlega snemma til þess að geta átt góða samverustund með fjölskyldu og/eða vinum í lok dags. Ég aðlaga lok vinnudagsins þannig að ég reyni að komast hjá mestu umferðarálagstímum. Ég hef nefnilega aldrei getað upplifað gæðastund í bílaröð sem silast áfram á 10 km hraða á klst. Ég er skipulagðari í innkaupum og spara tugi þúsunda á mánuði með því að kaupa sjaldnar inn og nýta betur það sem til er. Ávinningurinn fyrir mig persónulega er að ég hef miklu meiri orku til þess að rækta samband mitt við börnin mín og maka minn, áhugamál mín, vini mína og fjölskyldu. Það hefur meðal annars haft það í för með sér að börnunum gengur betur í sínum verkefnum, árekstrar eru færri og ég og maki minn höfum aldrei verið ánægðari. Ég er einnig sannfærð um að ég stend mig betur í vinnu en þegar vinnudagurinn var lengri enda kannski ekki raunhæft að sitja við tölvu og skila fullum afköstum í allt að 8 klst. á dag líkt og áður var.
Gæti styttri vinnuvika verið skynsamlegur kostur á þínum vinnustað?
Til þess að svara þeirri spurningu hefur Rögn unnið matsramma sem samastendur af ítarlegri greiningu á kostum og göllum þess að stytta vinnutíma. Spurningar sem til dæmis þarf að svara þegar metið er hvort það sé skynsamlegt að fara í prófun á styttingu vinnuvikunnar eru eftirfarandi:
- Er vinnustaðurinn samkeppnisfær í nútíð og til framtíðar? Er í dag eftirsóknarvert að starfa hjá fyrirtækinu/stofnuninni og engin vandamál með mönnun?
- Eru viðskiptavinirnir ánægðir? Hverjar eru þarfir viðskiptavina eða notenda þjónustunnar og hvernig gengur að mæta þeim?
- Er undirmönnun viðvarnandi ástand á vinnustaðnum með tilheyrandi skerðingu á gæðum og afköstum?
- Eru þeir sem bera starfsemina uppi orðnir langþreyttir á ástandinu og farið að bera á uppgjöf með auknum fjarvistum, veikindum og starfsmannaveltu í þeirra hópi?
- Eru markmið og verkefni þeim tengd vel skilgreind og fá starfsmenn reglulega markvissa endurgjöf á frammistöðu?
- Ríkir gott traust milli stjórnenda og starfsmanna?
- Er verið að nýta upplýsingatæknina til þess að leysa það sem hún getur leyst varðandi skilvirkni og þjónustu?
- Hefur nýlega verið farið í að skoða alla möguleika á að einfalda ferla, auka gæði og skilvirkni?
Ávinningur – hvers má vænta?
Markmiðið með styttingu ætti frá upphafi að vera alveg skýrt. Á styttingin að bæta vinnuumhverfi þeirra sem eru starfandi, minnka fjarvistir, bæta mönnun, taka skrepp út úr vinnutímanum, fækka álagstengdum vandamálum, auka framleiðni og/eða bæta lífsgæði starfsmanna?
Hvert svo sem markmiðið er þá sýnir reynsla okkar að gera má ráð fyrir að kostgæfnimatið sjálft feli í sér umbreytingu þar sem öllum steinum er snúið við á vinnustaðnum. Hvar er hægt að auka hraða, bæta ferla, þekkja betur þarfir viðskiptavina, auka gæði og nýta tæknina til þjónustu og aukinnar skilvirkni?
Sé niðurstaða greiningarvinnunar sú að skynsamlegur kostur sé fyrir vinnustaðinn að prófa styttingu vinnuvikunnar er mikilvægt að fylgjast náið með lykilmælikvörðum.
Sé skynsamlega að verkefninu staðið upplifa starfsmenn að þeir hafi meira um starf sitt og vinnuumhverfi að segja, upplifa aukið sjálfstæði, taka meiri ábyrgð á eigin frammistöðu og þekkja betur þær kröfur sem gerðar eru til þeirra. Þeir hópar sem vinna sameiginlega að styttingu upplifa aukinn styrk, sjálfræði og sjálfstæði með tilheyrandi jákvæðum áhrifum á gæði og ánægju í starfi.
Áskoranir – hvað getur komið í veg fyrir að stytting skili ávinningi?
Ef markmið eru óskýr og mælingar eru ekki markvissar. Líklegt er að stytting hafi mjög jákvæð áhrif á starfsmenn og vinnuumhverfið til skamms tíma litið og þá er hættan sú að menn gleymi sér í gleðinni og slaki á í markmiðum og mælingum á þeim.
Ef styttri vinnutími verður sjálfsagður hlutur í stað þess að vera lúxus. Maðurinn er fljótur að gleyma og aðlagast oft á skömmum tíma aðstæðum sem eru hentugri en áður. Mikilvægt er að vinna markvisst gegn því að styttri vinnudagur verði sjálfsagður hlutur með því að taka reglulega umræðu, rótera jafnvel vöktum, kynna niðurstöður mælinga og uppfæra markmið.
Ef ekki er samstaða í starfsmannahópnum um styttingu. Sú staða getur leitt til þess að spenna myndist í starfsmannahópnum, sem aftur getur haft neikvæð áhrif á þjónustu við viðskiptavini, minnkað afköst og gæði. Umræða og útfærsla á styttingu er því oft prófsteinn á það hversu sveigjanlegir starfsmenn og starfsmannahópar eru og hversu vel í stakk búnir þeir eru að vinna saman. Verkefnið getur því virkað eins og nokkurs konar styrkleikapróf.
Að meta kosti og galla styttingar vinnutíma er fyrst og síðast stjórnunarleg áskorun sem mjög áhugavert er að takast á við og getur skilað miklum ávinningi ef rétt er að staðið, fyrir þig og þína í nútíð og framtíð.
Stytting vinnutíma getur einnig hreinlega skipt sköpum hvað varðar framtíðarsamkeppnishæfni fyrirtækisins eða stofnunarinnar því að margt bendir til þess að komandi kynslóðir muni ekki sætta sig við jafnlangan vinnudag og nú er venjan á Íslandi heldur muni þær forgangsraða með öðrum hætti en við sem höfum ráðið vinnumarkaði síðustu 25 árin.
Tengt efni:
